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The argument in favor of using filler text goes something like this: If you use real content in the Consulting Process, anytime you reach a review point you’ll end up reviewing and negotiating the content itself and not the design.

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IA Documental + Analítica Predictiva

Tus documentos: encontrables en segundos.

Cada semana tu equipo pierde horas buscando documentos que deberían encontrarse en segundos. Y cada mes vence algo sin que nadie lo detecte. Hay una forma mejor de gestionar lo que ya tienes.

Solicitar diagnóstico
Indicadores de confianza
<1s Para encontrar cualquier documentO
>95% Vencimientos detectados
95% Documentos correctamente clasificados de forma automática
8× más Rápida la preparación de una auditoría documental
Búsqueda semántica en tiempo real
⌕
↵ enter
IA Documental

El diagnóstico

Tus documentos importantes están en todas partes. Y en ninguna.

Las carpetas de red con nombres que solo entiende quien las creó. Los drives personales de gente que ya no trabaja en la empresa. Los emails con contratos adjuntos que nadie ha movido nunca. Y los archivadores físicos que alguien escaneó hace tres años y subió a «Documentos varios».

Cuando hay que preparar una auditoría, una due diligence o simplemente revisar las condiciones de un proveedor, lo que debería ser una consulta de 30 segundos se convierte en un proyecto de medio día.

Y luego están los vencimientos. Los contratos que se renuevan automáticamente porque nadie detectó que vencían. Las pólizas caducadas que se descubren cuando el cliente las pide.

01

30–60 min/semana por profesional buscando documentos. Multiplicado por el equipo, es tiempo de personas valiosas haciendo trabajo de archivo.

02

Vencimientos no detectados que generan renovaciones automáticas no deseadas, interrupciones de servicio o incumplimientos legales con consecuencias económicas reales.

03

La auditoría documental (ISO, cliente, due diligence, fiscal) se convierte en semanas de trabajo cuando la documentación está dispersa por cinco sistemas distintos.

04

Versiones confusas: nadie sabe con certeza qué copia del contrato es la vigente ni dónde está el anexo que se firmó en marzo.

Lo que cambia cuando la IA gestiona tus documentos.

Caso ejemplo — empresa de mantenimiento industrial

  • 18.000 documentos activos
  • >95% de clasificación automática
  • 36.000 € de ahorro anual estimado
  • Payback en 8 meses

Antes de implantar la solución, la empresa gestionaba certificados, contratos, documentación PRL y archivos técnicos de forma dispersa, con búsquedas que podían llevar entre 15 y 60 minutos y una preparación de auditorías de varias semanas. Tras desplegar la solución de IA documental, centralizó la información, automatizó la clasificación y activó alertas de vencimiento, logrando un acceso a documentos en menos de 1 minuto y un mayor control sobre versiones y permisos.

Métrica Sin sistema Con la solución
Tiempo medio de búsqueda 15–60 min <1 min
Vencimientos detectados a tiempo Variable, reactivo >95% con 30–90d
Documentos correctamente clasificados 40–60% >95%
Preparación auditoría documental Semanas Horas
Versiones vigentes identificables Confuso Controlado
Acceso por rol a tipos de documento Sin control Configurado

Tipos de documento

Qué entiende la IA y qué datos puede extraer

Selecciona un tipo de documento para ver los metadatos y campos que la solución identifica automáticamente.

Extracción inteligente

Campos extraídos de un contrato de servicios

La arquitectura de la solución

Tres capas. Más claro. Más compacto. Más útil.

Cada tarjeta abre su detalle debajo. Así se entiende mejor cómo entra el documento, cómo se organiza y cómo se anticipan los riesgos, sin bloques gigantes ni espacio perdido.

Capa 1 · Entrada documental

Ingesta, OCR y extracción con IA

El documento entra desde email, escáner, SharePoint, Google Drive o desde el histórico ya existente. La IA lo procesa, lo clasifica y extrae sus metadatos para convertirlo en información operable.

Qué hace

  • Captura desde múltiples fuentes sin cambiar el flujo habitual.
  • Procesa documentos nuevos y también el fondo histórico.
  • Clasifica automáticamente por tipo y subtipo.
  • Extrae fechas, partes, importes, condiciones y plazos.
Email Escáner SharePoint Google Drive OCR IA documental

Cómo fluye

01
Captura El documento entra desde cualquier canal o repositorio.
02
Comprensión OCR + IA interpretan el contenido y detectan qué información importa.
03
Estructuración Los metadatos quedan listos para buscar, controlar y automatizar.
Resultado: el documento deja de ser un PDF suelto y pasa a convertirse en información estructurada y reutilizable.

Capa 2 · Organización documental

Repositorio central y búsqueda semántica

Toda la documentación vive en un único entorno con control de versiones, permisos por rol y búsqueda por contenido real. Ya no se navega por carpetas: se consulta conocimiento documental.

Qué hace

  • Centraliza contratos, pólizas, certificados y otros documentos críticos.
  • Permite buscar por cláusulas, partes, condiciones o contexto.
  • Mantiene control de versiones para identificar siempre la vigente.
  • Aplica permisos según rol y tipo documental.
Repositorio central Búsqueda semántica Versionado Trazabilidad Permisos por rol

Cómo fluye

01
Indexación El sistema organiza el contenido y lo relaciona con su contexto documental.
02
Consulta El usuario busca por significado, no por nombre de archivo.
03
Recuperación Se localiza el documento correcto y su versión válida en segundos.
Resultado: buscar deja de ser revisar carpetas manualmente y pasa a ser una consulta directa sobre el contenido del documento.

Capa 3 · Anticipación y control

Modelo predictivo de vencimientos

El sistema interpreta fechas y condiciones relevantes, mantiene una línea temporal documental y genera alertas con antelación suficiente para renovar, renegociar o cancelar.

Qué hace

  • Detecta vencimientos, renovaciones automáticas y preavisos.
  • Configura horizontes de alerta según tipo de documento.
  • Escala automáticamente si no hay respuesta dentro del plazo.
  • Prioriza incidencias por impacto económico, legal o regulatorio.
Alertas Vencimientos Escalado Compliance Priorización

Cómo fluye

01
Detección Se identifican fechas, condiciones de renovación y plazos de acción.
02
Seguimiento El sistema vigila la línea temporal documental de forma continua.
03
Acción anticipada Las alertas llegan con contexto y margen real para decidir.
Resultado: la organización pasa de reaccionar tarde a anticiparse con tiempo suficiente para evitar sorpresas.

Lo que nos diferencia de un OCR básico

Validación matemática

Verifica que las líneas: base imponible, base × IVA = cuota, y base + cuota − retención = total.
Detecta errores de redondeo, campos mal extraídos y facturas con errores del propio proveedor.
✓ Activada en cada factura

Validación de NIF/CIF

Aplica el algoritmo oficial de dígito de control para NIF, NIE y CIF españoles. Una factura con NIF inválido no puede registrarse sin generar problemas fiscales.
✓ Normativa fiscal española

Detección de duplicados

Cruza número de factura, proveedor e importe contra los últimos 12 meses. Detecta la misma factura llegada por email y por portal, o con referencia ligeramente distinta.
✓ >99% efectividad

Matching contra pedido

Si la factura referencia un pedido, lo localiza en el ERP y compara importes línea a línea. Detecta sobreprecios, entregas parciales facturadas como completas y diferencias respecto a lo acordado.
✓ Línea a línea

En implementaciones reales, entre el 88% y el 93%. El resto pasa por revisión asistida (campos ya pre-rellenados, el revisor solo valida) o revisión manual completa solo en los casos de baja confianza o validación fallida.

Sí. El sistema no trabaja con plantillas fijas que hay que crear y mantener para cada proveedor. Usa IA entrenada en documentos financieros que entiende el contexto del documento: sabe identificar la base imponible aunque el PDF tenga un diseño completamente distinto al anterior.

SAP Business One, SAP S/4HANA, Sage 200, Sage 50, Holded, Odoo, Microsoft Dynamics NAV/Business Central, A3 ERP, Contaplus, QuickBooks y Xero. Si usas un ERP no listado, lo evaluamos en el diagnóstico inicial.

Cruza número de factura, proveedor e importe contra todas las facturas registradas en los últimos 12 meses. Detecta duplicados aunque lleguen por canales distintos (email y portal) o con pequeñas variaciones en la referencia. Efectividad superior al 99%.

Van a una cola de revisión donde el revisor ve exactamente qué campo tiene el problema, el valor extraído y el valor esperado. No tiene que leer la factura entera: solo validar o corregir lo que el sistema marcó en rojo.

Para volúmenes medios (300–800 facturas/mes), la implementación completa con integración al ERP, configuración de validaciones y formación del equipo suele tomar entre 6 y 10 semanas. Empezamos con un diagnóstico gratuito que define el alcance exacto.